Taakverdeling

De taken van een voorzitter

• De vergadering voorbereiding
• Zorgen dat de vergadering op tijd begint
• Taken toelichten en verantwoordelijkheden opleggen
• Regels van de vergadering toelichten
• Het volgen van de agenda en zich houden aan de tijdsplanning
• Het proces in de gaten houden en eventueel de vergadering stopleggen of de aanpak wijzigen
• Conclusies en beslissingen samenvatten

De vergadering voorbereiden

De voorzitter heeft best een aantal taken als voorbereiding van de vergadering. Als hij deze goed uitvoert, wordt de vergadering zelf een stuk makkelijk om voor te zitten.

Doelen formuleren

Vaak staan voor vergaderingen vaste tijden, en moet de voorzitter hiervoor doelen verzinnen. Maar als je een doel moet gaan ‘verzinnen’ en zeker als dit moeite kost, zal je je moeten afvragen of de vergadering wel nodig is. Het is wenselijk dat er een doel (of probleem) ligt en dat aan de hand daarvan een vergadering gepland wordt. Voor de vergadering begint zal de voorzitter het doel goed moet formuleren. Belangrijk is dat het doel kort, bondig maar vooral concreet is.

Agenda opstellen

Aan de hand van het doel stelt hij een agenda op. Hierin is het doel van de vergadering opgenomen. Tevens is er een logistiek gedeelte. Er is te lezen hoe laat de vergadering is, in welke ruimte, wie er deelnemen, wat men dient voor te bereiden en wat de deelnemers mee moeten nemen. Tevens zijn op de agenda de actiepunten van de vergadering terug te vinden. Deze staan in volgorde van behandeling. De agenda zorgt dus voor structuur tijdens de vergadering. Bij het opstellen van deze agendapunten is het belangrijk om de meest dringende en belangrijkste punten als eerst worden behandeld, dan zijn alle deelnemers immers nog fris en geïnteresseerd.

Agenda verspreiden

De agenda dient onder alle deelnemers van de vergadering verspreid te worden. De agenda dient als uitnodiging. Nu komen ook de andere deelnemers aan bod. Zij beginnen nu met het voorbereiden van de vergadering. Ze lezen allereerst de agenda door. Vervolgens verdiepen ze zich in het onderwerp en bedenken wat zij kwijt willen, of belangrijk vinden bij elk agendapunt. Vervolgens dienen ze datgene voor te bereiden wat de voorzitter in zijn agenda vermeld. Tevens kan de voorzitter deelnemers vragen om een presentatie te geven, of een discussie te leiden. De personen die hiervoor zijn aangewezen, zullen hun gedeelte te moeten voorbereiden.

Tijdsplanning

Niets is vervelender dan een vergadering die langer duurt dan gepland. Het is de taak van de voorzitter om vooraf in te schatten hoeveel tijd er nodig is, hij maakt een tijdsplanning. Per agendapunt moet hij inschatten hoe lang ervoor nodig zal zijn. Om dit te doen is het belangrijk is te bedenken in welke vorm een agendapunt gegoten wordt:
Enkele van deze vormen zijn:

• Presentaties
• Discussies
• Stemmingen
• Brainstormsessies

De voorzitter zal voor elk van deze vormen een verantwoordelijke aanwijzen. Hij dus bijvoorbeeld iemand vragen om een presentatie te houden bij een bepaald agendapunt. De verantwoordelijke er dan ook voor verantwoordelijk dat hij zich houdt aan de tijdsplanning voor zijn gedeelde. Tijdens de vergadering zal de voorzitter (of iemand die daarvoor is aangewezen) waken over de tijdsplanning.

Praktisch voorbereiden

• De voorzitter zal ook de meer praktische zaken moeten (laten) regelen.
• Er moet een geschikte ruimte komen
• Er moeten de juiste audio-visuele hulpmiddelen geregeld worden.
• Met het oog op audio-visuele hulpmiddelen dient de verlichten passend zijn.
• Er moeten voldoende zitplaatsen aanwezig zijn.
• Andere hulpmiddelen, zoals papier en pennen voor aantekeningen, kopieën enz.

Zorgen dat de vergadering op tijd begint

Ook hierin zit veel in de voorbereiding. Iedereen moet uiteraard weten hoe laat en waar de vergadering is. Maar dan toch zul je zien dat er laatkomers zijn. En dat is vervelend voor diegene die wel op tijd zijn. Als voorzitter is dit makkelijk op te lossen. Begin de vergadering precies op het tijdsstip dat vooraf afgesproken is, ook al is de helft er niet. Als er niet op ze gewacht wordt en ze misschien belangrijke agendapunten missen, zul je zien, dat de laatkomers voortaan stipt op tijd aanwezig zullen zijn.

Taken toelichten en verantwoordelijkheden opleggen

De voorzitter zal vooraf aan de vergadering iedereen vertellen wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Bijvoorbeeld: ‘Marijke is notulist, Jan zal als discussieleider deelnemen enz.’ Maar ook tijdens de vergadering kan de voorzitter mensen verantwoordelijkheden opleggen. Als er bijvoorbeeld een besluit is genomen om een bepaalde procedure uitgebreid op papier te zetten en niemand biedt zich aan om dit te doen, mag de voorzitter zeggen: ‘Inge en Peter, jullie nemen dit op je.’

Regels van de vergadering toelichten

De voorzitter zal ook vooraf de basisregels en richtlijnen toelichten. Voorbeelden van deze richtlijnen kunnen zijn: ‘Geen kritiek op andermans ideeën’ of ‘Een ander laten uitpraten’.

Het volgen van de agenda en zich houden aan de tijdsplanning

Een vergadering loopt gestructureerd als de agenda gevolgd wordt. Hij dient hiermee rekening te houden met zijn vooraf opgestelde tijdsplanning. Als een punt te lang duurt, kan het bijvoorbeeld doorgeschoven worden naar een volgende vergadering. Lange besprekingen van niet direct ter zake doende aspecten, dienen afgekapt te worden. De voorzitter kan de hulp van de notulist inschakelen om bij te houden welk punt wel en niet is besproken en afgerond.

Het proces in de gaten houden en eventueel de vergadering stopleggen of de aanpak wijzigen

Dit punt sluit aan op bovenstaand punt. Tijdens een vergadering kunnen er bijvoorbeeld onverwacht zaken naar boven komen, die zo belangrijk zijn, dat er eigenlijk meer tijd in gestoken moet worden. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om hier een beslissing over te nemen. Of hij plant een nieuwe vergadering over dit specifieke punt, of hij schrapt andere agendapunten

Conclusies en beslissingen samenvatten

De voorzitter heeft een inhoudelijke verantwoordelijkheid. Hij moet er voor zorgen dat er daadwerkelijk actie ondernomen wordt na de vergadering. Om hiervoor te zorgen moet hij zorgen dat iedereen beslissingen begrijpt en dat duidelijk is wie welke taak op zich neemt.

 

Taken van de secretaresse

• De vergadering voorbereiden (uitnodigingen versturen, vergaderzaal reserveren, koffie en water voorzien,...)
• Tijdens de vergadering notuleren (=noteren van de belangrijkste zaken tijdens de vergadering om achteraf een verslag te kunnen opstellen)