Vergaderen is een proces
Vergaderen
is een proces dat uit vier onderdelen bestaat. De voorbereiding, de vergadering
zelf, de uitkomst (wat spreken we af) en de te ondernemen acties (wie doet
wat). Alle onderdelen zijn even belangrijk en wanneer er iets schort aan één
van deze onderdelen zal de effectiviteit van het hele vergaderproces hieronder
lijden.
Voorbereiden
Wat veel
vergaderingen missen is structuur. Een goede structuur begint met een goede
voorbereiding, een goede agenda, en een goede planning van de agendapunten. Efficiënt vergaderen begint met een goede voorbereiding. Als voorzitter doe je er goed aan om hier voldoende tijd voor in te plannen. De voorbereiding duurt minimaal even lang als de vergadering zelf!
Tijdens
de voorbereiding regel je de volgende zaken:
- Je regelt een vergader locatie waar iedereen zich prettig en veilig voelt.
- Je maakt een duidelijke en
haalbare agenda. De agenda maak je bij voorkeur in samenspraak met alle
deelnemers.
- De uitnodiging, agenda en
vergaderstukken verstuur je ruim van te voren naar alle deelnemers.
- Maak je gebruik van een presentatie?
Zorg dat deze leesbaar en duidelijk is.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten